Klokkenluidersmelding

De klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen wanneer ze informatie uit de werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Hieronder verstaan we alle mogelijke of feitelijke inbreuken op wetgeving die werden gedaan door onze organisatie of één of meerdere van haar medewerkers. De richtlijn en Belgische wetgeving schrijven voor dat een melder in een werkgerelateerde context op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding moet kunnen doen zonder vrees voor represailles.

Het gaat niét over zorggerelateerde klachten in de relatie tussen cliënt en zorgverlener. Voor deze klachten verwijzen we u graag verder naar de externe ombudsdienst OOGG (Onafhankelijke Ombudsdient Geestelijke Gezondheidszorg). https://oogg.be 

Een klokkenluidersmelding komt bij Integra steeds terecht bij de aangeduide stafmedewerker(s); de stafmedewerker communicatie en de HR- verantwoordelijke.

Wie kan er een melding doen?

Een melder kan iedereen zijn die bij Integra werkzaam is of geweest is of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim, consultant, bestuurder, leidinggevende, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers aan Integra.

Een melder wiens werkrelatie nog moet aanvangen, in geval van informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kan ook beroep doen op deze procedure.

Iedere melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van strafwetboek bestraft.

Wat kan je melden?

Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaats gevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werk gerelateerde context en die hij wil onthullen. 

Hoe kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan. In alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet-anonieme melding wordt een vertrouwelijke behandeling gewaarborgd.

Waar kan je een melding doen?

Er is een mogelijkheid om intern of extern een melding te doen. We raden aan eerst het intern kanaal te gebruiken alvorens een beroep te doen op de mogelijkheden die de overheid voorziet.

Meldingen kunnen overgemaakt worden aan het meldkanaal:

Meldingen kunnen gedaan worden via telefoon, brief, mail, gesprek of contactformulier.

Meldingen dienen zo concreet mogelijk omschreven: wie wat waar, wanneer, met eventueel bijlage en ondersteunende informatie.

Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem, volgens keuze van de melder, behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister.

Het meldkanaal volgt de melding actief op: zij controleren de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaan na of zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken. Onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.

De overheid voorziet ook een extern meldkanaal m.n. de federale ombudsman.

Wat gebeurt er met een melding?

Je ontvangt een bevestiging van je melding binnen de 7 dagen na de melding. Daarbij wordt een onpartijdige persoon aangeduid die bevoegd is voor de opvolging van de melding en die de communicatie met jou zal onderhouden. Deze persoon zal zo nodig bijkomende informatie opvragen, maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan 1 keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.

Feedback is enkel mogelijk als een melder contactgegevens achterlaat.

Welke bescherming geniet je?

Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding van de identiteit van de melder, de melding en eventuele genoemde dader worden beschermd.

Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je geïdentificeerd wordt.

Het houdt ook in dat Integra moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding. 

De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure of familieleden van de melder genieten dezelfde bescherming.

Elke verwerking van een melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR.

Het register van ontvangen meldingen beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediëring van de melding.

Indien je een gesprek vraagt kan hiervan, met jouw toestemming, een verslag worden gemaakt dat je kan controleren, corrigeren en tekenen.

Welke verantwoordelijkheid heeft het meldingskanaal?

Vertrouwen is een kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van het meldingskanaal gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.

Het meldingskanaal zal meldingen kunnen toetsen en, volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen redelijke termijn. Het is verplicht hierover te communiceren met de melder. Het meldingskanaal kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.

Het meldingskanaal stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking, dat ter validatie wordt voorgelegd aan het bestuursorgaan en ondernemingsraad.